行政小白的上手之道

不论是对一个大机构内的行政部门或是其他职能部门的行政岗位，往往都有偏见存在。一种偏见是这是个闲散的地方，每天主要工作是喝茶看报聊八卦，效率低下，以中年大妈为主力军。另一种偏见是这里接近权力的中心，掌握着公司上下重要的信息流向和政策导向，作为领导“身边人”一般都会阿谀奉承、见风使舵，是千万不能得罪的一群人。当然，现实中确实有这样的现象存在，但也不能以偏概全。一个执行力强大的公司或机构，行政部门不能仅仅只作为一个服务性部门而存在，更重要的是根据管理层的需求强化上传下达的管理职能和督办职能。对待机构或部门领导也并非一味的言听计从，而是有一个良性的自下而上的反馈系统，将领导在日常工作看不到的一面或下层的反馈传达至管理层，以便及时对工作思路和方向进行调整。

行政工作是所有工作的基本，虽然有专设部门，但行政技巧也是每个员工在初入职场，甚至在今后的工作中最易忽视、但却最应该掌握的技能。接下来列举几个基本功：

? 作为一个大机构来说，完整、健康的人员分工是确保运行有序的基础。作为行政人员在工作开展之初就要摸清本机构/部门的人员分工，这既有助于快速了解公司的基本业务概况，也有益于后期各项联络工作和任务分派的开展。

? 工作中也许经常会出现两种情况：一是职责变更之后的推卸，近日曾致电同事A咨询相关项目外包一事，A作为该部门行政人员曾在去年牵头完成此项工作。该项目完成后这一职能被划归至A所在部门的另一团队。询问时A的回答是你要去问B（B是该部门的二把手），这一团队由B负责。当再我进一步询问具体经办人可以找谁时，她的回答是不清楚。最后在我的请求下，给出了去年负责的外包公司号码。

? 这其中当然有部门领导对职责划分不清的根本问题，但作为一个行政人员最应该掌握的就是本部门内部各团队的工作职责，最好能细化到具体事务谁是经办人、谁是复核人、谁又是负责人。而不是抱着推诿的语气，只想快点挂掉电话，打发走这个电话中提“无理要求”的同事。

? 另一种情况是多项职能叠加的模糊，这个在小机构和人员较少的部门尤其明显。那么作为行政人员就应该多注意部门往来的邮件纪录和电话内容（当然在权限范围内），多看、多听是谁在负责回复和接听相关工作。这样下次你自己在转接电话时，不会还是对方一问三不知，也不会茫然地不知道该转接给谁。

? 其实这个需求挺显而易见的，但往往申请安装好了公司内部的邮箱之后就陷入一种被动等待的状态，等着别人来给你发邮件。曾遇到过一个新人C，已经报道两个多星期，期间也收发过多个邮件，也有权限看到部门邮箱的往来邮件。某天要求她要给全体部门负责人发邮件时还是不清楚所有人的邮箱是什么，关键是觉得自己的不知道特别的理直气壮。

? 行政人员对自身的工作要有清楚的认识，每天邮件的收发是最基本的工作，应该在明确自己的职责后，尽快根据需要整理出不同层级的邮件收件人清单，同时根据人员变动及时更新通讯录，这样工作效率会有很大的提升。尤其是在领导没有明确给你指出收件人时，你有能力进行判断，完成上传下达，也能把精力和时间放在收发邮件之外的地方。而不是等到任务到了眼前，还在拿起电话本一个个对名字找邮箱。

? 这类文件不光是指纸质件，更多的是庞杂的电子档案。分类可以按内容分类、时间顺序分类，在归档起名的时候也要注意，尽量简洁明确，清晰地涵盖文件夹中的内容。如果想要页面看起来清爽，可以采用在文件名前加编号的做法，这样既显示了内容，也能大概掌握各事件发生的先后顺序。此外，这里的文件也不仅仅是指固定和已完成的文档，有时候也应该对邮件和模板进行分类，这也印证了上一条，分类与归档后能更快速的回复邮件，把相应的材料发送给有需求的部门。

? 有了行政部门之后，很多部门容易养成依赖性，经常会打个电话来“伸手要”材料，尤其是较为宏观性、涉及全机构的整体材料。某些材料内容或许好几年都不会有变化，但更多时候需要根据市场的变化、机构的发展进行更新。在行政工作中，不能总是等到其他部门要了才匆匆想起要补充或更新，而是应时时留意新变化，定期根据市场规律进行更新和拓展。

很多时候，行政部门还需要给领导制作相应的汇报材料或演讲材料，在日常汇集其他部门提供的参考材料时就应该留心分类和去粗取精。虽然行政部门通常不在业务第一线，但却最能掌握领导关心的重点，围绕这些重点整理材料，必将达到事半功倍的效果。

? 不说机构领导，就单单是部门主管可能一天内需要处理的公文就已经很多。在这些让人眼晕的文件中必然是有重要性和时间性上的不同划分的。作为行政人员，也许很多人会通过你希望催促领导快点签批自己的文件，这时就需要你自己的判断。哪些是真急、哪些是因经办人拖延导致期限临近、哪些文件背后互相有权益牵扯、哪些是领导自己特别交办的，都要心里有个大概的谱。不可能来一个你就帮他催领导一次，对这类事项应该按照当时的实际工作情况和领导的工作处理偏好进行整理后上报，最好是有个大致的梳理，为领导提供一些背景情况，以防领导过问的时候又得重新去找到经办人。这样做不光是在领导心中留下你条理有序的形象，也实际上帮助各个部门/经办人在有效地推进事项的进展。

? 与其他部门行政的关系建立多数是建立在互帮互助、信息互通的基础上，这样你能更快地掌握其他部门的分工，知道到哪一步该找谁才能更快地推进手头事务的进展。最不济，也能知道这个部门的领导在不在工位、有没有休假。上文的A就是一个反例，行政人员应该最能互相理解，最能明白遇事无处下手的无措境地而应给予善意的帮助，即使只是相关联络人的电话号码，也可能帮助他人打开突破口。信息的交换可以产生很大价值，不能只有你自己予取予求，却对他人抛出的求助信号冷漠视之，这个道理在任何职场上都行得通。

? 说到这里，大概也是很多行政人员的心病。底层的行政人员经常被当做打杂的，基本什么要求都要满足、什么小事都得亲为，还经常招致其他部门的不满情绪。这些经历都可以看做是提升专业性而打下的基础。专业性树立后，你对不合理要求的拒绝也有了底气，而不会被人诟病为互相推诿。当然有些时候，具体项目和工作分工产生的不愉快，更多是整个部门层面需要去协调的，并不仅仅是针对个人。

我们总是在强调一万小时定律，强调要在重复的工作中做到极致就能闪光。在我看来，这也并不是一种机械的重复，关键是在过程中懂得思考和总结。行政部门的人员如果满足于老板说什么就干什么，干完万事大吉，很可能在这个快速发展的时代，终将面临中年失业的困局。当然很多情况下，也并不是自身努力就能完全改变现状，但起码你仍有基本的职业素养，在竞争中不会是那个将要裁员时老板脑中浮现的第一个名字。